Het importeren van inkoopprijslijsten
Voor onze klant Dutch Fire Safety Group heb ik in Excel een tool ontwikkeld om nieuwe prijslijsten te importeren in Microsoft Dynamics Business Central. Periodiek ontvangt DFSG nieuwe prijslijsten van haar leveranciers. Het betreft dan niet alleen nieuwe prijzen, maar ook nieuwe artikelen of ook producten die niet meer geleverd kunnen worden. Dit allemaal handmatig overnemen is tijdsintensief en een foutje is snel gemaakt. Om dit proces goed en beheerst te laten verlopen, is een heel aantal functionaliteiten in deze tool opgenomen!
Het belang van een actuele prijslijst
Het inlezen van inkoopprijzen in een prijslijst lijkt in eerste oogopslag niet al te complex. Echter gaat het er vaak niet alleen om de nieuwe prijzen te importeren. Er kunnen namelijk ook nieuwe artikelen in de prijslijst naar voren komen. En niet te vergeten: in de nieuwe prijslijst kunnen ook artikelen, die voorheen wel in de prijslijst stonden, zijn komen te vervallen. Zodoende omvat het tool een aantal functionaliteiten die nodig zijn om “met 1 druk op de knop” alle benodigde gegevens te importeren. Uiteindelijk omvat de import meerdere tabellen die bijgewerkt of aangevuld moeten worden.
Hoe is de tool ingericht?
Allereerst is er een tabblad met parameters. Daarin kan o.a. de ingangsdatum, het eigen leveranciersnummer, de calculatie voor het bepalen van de kostprijs en verkoopprijs, etc ingegeven worden. Vanuit de aangeleverde prijslijst wordt zo het volledige artikelbestand opgebouwd voor die leverancier. Zo’n artikelbestand omvat echter meerdere stamtabellen die daar achter zitten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de eenhedentabel en aan aanvullende artikelomschrijvingen (de omschrijving van een artikel in de prijslijst van een toeleverancier kan soms behoorlijk langer zijn als het veld in de artikeltabel zelf.
Daarnaast is het van belang dat, voor het importeren, een aantal controles plaatsvinden. Dit betreft o.a de volgende punten:
- Hoe groot is de prijsaanpassing t.o.v. de bestaande prijzen?
- Welke artikelen staan niet meer in de prijslijst, die nu nog wel actief zijn?
- Is er nog voorraad van die artikelen die niet meer in de prijslijst voorkomen
- Wat is het onderscheid tussen eigen artikelnummer en artikelnummer van de leverancier?
Ten aanzien van een stukje historie, worden de bestaande inkoopprijzen van een einddatum voorzien en worden de nieuwe prijzen, met hun nieuwe startdatum, ingevoegd.
Een tool voor uw bedrijf?
Uiteindelijk levert het tool de inputtabellen op voor de volgende tabellen:
- Artikelgegevens, invoegen van nieuwe artikelen en het aanpassen van reeds bestaande artikelen
- Artikelen die geblokkeerd moeten worden, aangezien ze niet meer in de prijslijst staan
- Aanvullende artikelomschrijvingen
- Artikeleenheden
- Inkoopprijslijst
Al met al is het geen ingewikkeld proces, maar moet er wel voldoende aandacht aan gegeven worden om zo je artikelstambestand schoon, eenduidig en accuraat te houden! Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw bedrijf? Schroom niet om contact met ons op te nemen!
Rapportages sales
In de vorige nieuwsbrief vertelden we uw het belang van een goede klantrelatie en het bijhouden van Sales potentie. In deze nieuwsbrief zoomen we hier verder op in. Als het goed is, heeft u op basis van deze goede klantrelatie ook offerte aanvragen binnengekregen. Voor uw accountmanagers is het natuurlijk heel belangrijk om een goed overzicht te hebben van hun uitstaande offertes.
Exact Synergy heeft, zoals u weet, een standaard voor het aanmaken van offertes. Voor de meeste klanten is deze standaard echter niet toereikend omdat er veel aanvullende wensen zijn. Wij hebben met de Solution Builder bouwsteen een nieuwe offerte entiteit gemaakt. Met Solution Builder zijn de mogelijkheden onbegrensd. Het aantal velden, rijen en sectie kunnen naar behoeft worden uitgebreid.
De offerte entiteit volgt een salescyclus die vooraf met de klant is besproken. Na verloop van tijd ontstond de behoefte om snel inzichtelijk te krijgen wat de status van de salespipeline is. Hiervoor maakten wij een rapportage in Power BI. In dit dashboard kunnen snel de gewonnen orders worden getoond.
Heeft u ook behoefte aan extra entiteiten in Synergy of sluit de standaard van Exact Synergy Enterprise onvoldoende aan bij uw behoefte? Vraag dan vrijblijvend naar onze mogelijkheden. Samen met u gaan we graag ontdekken hoe wij u wensen kunnen vertalen in een mooie oplossing!
Waar is Bi-on-focus mee bezig?
Graag houden wij u ook op de hoogte van onze lopende projecten!
Alle consultants van BI-ON-FOCUS werken momenteel aan standaard dashboard voor verschillende applicaties. Op dit moment ligt de focus op het ontwikkelen dan een debiteuren dashboard voor de applicaties: Globe, Twinfield, TimeChimp en Microsoft NAV/ Dynamics.
Daarbij is Pieter-Jan nog steeds actief bij Yource in opdracht van Axians. De komende maanden wordt hier verder gewerkt aan optimalisatie van processen en deze vertalen naar systeem oplossingen
Antoine werkt nog voor opdrachtgever Kasparov bij Doens in Sas van Gent en Bart-Jaap is actief bij verschillende opdrachtgevers en werkt aan allerlei dashboards!
Op de hoogte blijven van wat we doen? Abonneer u dan op onze nieuwsbrief!
